Информационные технологии для антикризисной трансформации

О том, как информационные технологии могут помочь в кризисный период, рассказывает победитель номинации «Успешный стартап» национального этапа международного конкурса EY  «Предприниматель года», основатель компании ALMACLOUD Санжар Алтаев.

Санжар – выпускник президентской программы «Болашак» по специальности «информационные системы». С 2007 года имеет богатый опыт внедрения современных управленческих технологий в обрабатывающей промышленности Казахстана. В 2012 году основал компанию ALMACLOUD, занимающуюся предоставлением ИТ-сервисов для повышения эффективности работы предприятий. На сегодняшний день у ALMACLOUD более 600 клиентов по всей стране, среди которых как субъекты малого и среднего бизнеса, так и крупные компании, включая различные холдинговые структуры с десятками дочерних организаций.

– Исходя из опыта работы с компаниями различных отраслей – что они предпринимают в текущих условиях кризиса?

– Сейчас тенденция такова, что многие собственники бизнеса возвращаются в оперативное управление. По их мнению, основной задачей в условиях кризиса является сокращение затрат, не связанных так или иначе с основной деятельностью. Ряд компаний начинают закрывать свои филиалы, представительства, сокращают штат, экономят на маркетинге.

Вести постоянный анализ деятельности, источников доходов и расходов, для того чтобы принимать быстрые управленческие решения, сложно, не используя информационные технологии. При этом во времена кризиса существенным фактором для сохранения устойчивого развития организации является оперативное принятие взвешенных управленческих решений.

Особенно интересен тот факт, что зачастую компании урезают бюджет на информационные технологии, несмотря на то что на них приходится небольшая доля в структуре затрат и  благодаря им можно было бы получать больше доходов и больше экономить.

– Какие конкретные основные проблемы вы можете перечислить?

– В ALMACLOUD мы провели анализ 600 имеющихся клиентов и выявили пять главных системных проблем:

Отсутствие оперативной информации

Обычно отчетность со структурных подразделений собирается раз в месяц, в лучшем случае раз в неделю, нередко отраженная информация содержит ошибки, так как аккумулируется вручную. Во время кризиса это непозволительно, поскольку нужна оперативная и достоверная информация для адекватной реакции на изменения и быстрого принятия решений.

Отсутствие гибкого управления

Крупные организации вследствие своих масштабов и сложных внутренних бизнес-процессов не имеют возможности скорой трансформации под постоянно изменяющийся рынок во время кризиса. Для этого необходимы специальные инструменты, обеспечивающие четкую взаимосвязь между стратегией, тактикой управления и операционной деятельностью.

Низкая производительность труда

Также немаловажной задачей является повышение эффективности работы сотрудников. Чаще всего первое, что делают компании во время кризиса, – сокращают штат. Однако важно это делать очень осторожно, чтобы сократить издержки без ухода заказчиков. Для достижения такого условия нужно иметь систему контроля трудозатрат на проекты, чтобы правильно распределять задачи между оставшимися сотрудниками.

Отсутствие единой базы знаний в организации

Из-за стремительного увеличения объема накопленных данных, с которыми работает компания, бывает сложно ими пользоваться. Потенциально эти данные могли бы быть использованы для нахождения новых источников прибыли различными ее подразделениями. К примеру, с помощью единой базы знаний можно было бы создавать сводные группы сотрудников из различных подразделений и передавать опыт внутри организации. Тем самым получался бы синергетический эффект.

Потеря клиентов и отсутствие оценки качества

На практике мы видим, что сокращение маркетинговых и сервисных расходов влечет за собой потерю клиентов. В период кризиса важно сохранить существующих клиентов, но и привлечь новых. Также нужно оперативно оценивать рынок, искать подходы к потребителям.

– Приведите примеры ИТ-продуктов, которые могли бы помочь успешно решить вышеперечисленные проблемы.

– ALMACLOUD внедряет следующие ИТ-продукты, которые уже помогают трансформировать бизнес в условиях кризиса:

Управление взаимоотношениями с клиентами. Данное решение является одним из важных инструментов повышения доходов, оно позволяет объединить клиентов в единую базу, хранить информацию в целостном структурированном виде, повысить эффективность работы с потребителями и, как следствие, увеличить производительность продаж.

Организация совместной работы дает возможность увеличить скорость согласования, повысить эффективность работы, контроль исполнения поручений и, самое главное, обеспечить доступ к информации о деятельности компании с мобильных устройств.

Система сбалансированных показателей и управление персоналом. Данное решение поможет эффективно распределить ограниченные ресурсы компании на задачи, которые оказывают прямое или наибольшее влияние на достижение стратегических целей. А также оптимизировать расходы на оплату труда за счет механизмов зависимости объема выплат от результатов работы и повысить мотивацию сотрудников за счет ясности персональной загруженности.

Управленческая информация в реальном времени – одно из ключевых решений для управленцев, которое позволит получить доступ к ключевой информации в режиме реального времени, а именно к информации о денежных средствах и потоках, об исполнении бюджета, к управленческой отчетности и ключевым рискам организации.

Управление закупками. В кризисное время важно контролировать процесс закупок, чтобы не образовывались непроизводительные расходы. Автоматизация управления закупками помогает снизить производственные затраты, сократить время выхода на рынок новых продуктов и обеспечить прозрачность финансового контроля.

Управление поставками и логистикой дает возможность оперативно обрабатывать входящие заказы и сократить время поставок, контролировать исполнение работ, а также соблюдать нормы времени на выполнение различных этапов.

В завершение хотел бы вспомнить слова Джона Кеннеди о кризисе: «Слово «кризис», написанное по-китайски, состоит из двух иероглифов: один означает «опасность», другой – «благоприятная возможность». Нынешнее экономическое положение предоставляет возможность нашему бизнесу использовать это время для перехода на качественно новый уровень, и хочу пожелать им найти правильные пути предоления кризиса.

Возвращайтесь к нам через 4 недели, к публикации готовится материал «Как сеть клиник «Diaverum Казахстан» за восемь лет выросла в шесть раз »