Ксения Дрокина, HR-директор Kolesa Group, делится пошаговой инструкцией организации самой масштабной конференции для IT-специалистов в Казахстане.
Основа основ — целеполагание. Зачем вам эта конференция?
Есть три стандартные цели, даже если они не очевидны:
- зарабатывать на самой конференции через продажу билетов и выступлений и рекламы. Такие конференции в России проводит «Онтико» — HighLoad++, TeamLead Conf, DevOpsConf, Frontend Conf и т. д.;
- зарабатывать, предлагая свои продукты или услуги участникам конференции. Таких мероприятий большинство;
- создать площадку для развития сообщества вокруг какого-то бренда.
Мы пришли к Kolesa Conf через организацию десятков тематических митапов на 100–150 человек и более узких конференций по web- и mobile-разработке, которые мы делали с целью поддержать развитие IT-сообщества в Казахстане.
За пару лет наработали качественное комьюнити вокруг бренда, для которого теперь организовываем большую ежегодную конференцию на 500+ участников. Для нас это имидж, экспертиза и качественный нетворкинг. Поэтому цена за билеты символическая, а спикеры — казахстанские и зарубежные, но ни одного рекламного среди них нет.
Не все компании могут позволить себе слетать на крупную конференцию за рубеж, потратив более 500 тыс. тенге на поездку в Москву или Питер, не говоря уже о Европе и Северной Америке. На Kolesa Conf они получают такую возможность в Алматы за 5 000 тенге.
Формат как связующее звено
От цели будет зависеть выбор формата — конференция, форум, выставка, антиконференция, саммит, питчинг и др., а от формата — локация, ее зонирование, длительность лекций и перерывов, наличие и виды активностей.
Мы делаем упор на знания, интересные темы, спикеров и нетворкинг, поэтому формат Kolesa Conf — несколько потоков с лекциями по тематическим направлениям: Data Science, Management, Web, iOS и Android.
Каждый IT-специалист сможет найти что-то полезное для себя, даже если его узкая специализация не представлена. У нас будут темы по всем мировым трендам: микросервисы из монолитов, анализ данных, machine learning, DevOps, автоматизация, менеджмент команд разработки и так далее.
Kolesa Conf будет полезна не только разработчикам, но и менеджерам, которые следят за трендами — любая компания сегодня стремится стать IT.
Команда и распределение ролей
Когда начинать готовиться к IT-конференции? Если начнете за пару месяцев, не сможете договориться с крутыми спикерами, забронировать популярную локацию на удобную дату и продать билеты.
Начните подготовку хотя бы за четыре месяца, лучше за шесть. А если хотите пригласить Илона Маска, начинайте вести переговоры за год или раньше.
Соберите подборку локаций и лично посмотрите каждую, подготовьте лендинг и повесьте его с объявлением о приеме заявок от спикеров. Параллельно договаривайтесь с международными спикерами, потом со спикерами из других компаний.
На конференцию на 500+ участников, вам нужно 5-6 ключевых людей, между которыми вы распределите зоны ответственности примерно таким образом:
- Техническое сопровождение — свет, звук, Wi-Fi, температура, изображение.
- Дизайн и визуальная концепция.
- Маркетинг и СММ.
- Позиционирование, PR и инфоподдержка.
- Полиграфия, раздатка, оформление.
- Спикеры и логистика.
Эти люди координируют процессы. Для качественного продукта им, естественно, потребуются юристы, бухгалтеры, дизайнеры, программисты, грузчики и много других помощников и подрядчиков.
Сколько придет людей?
Зависит от того, платное у вас мероприятие или бесплатное. На бесплатные в будний день приходит около 60% приглашенных. У платных конверсия выше — до 80–85%.
Но имейте в виду, что на посещаемость сильно влияет погода. Многие предпочтут никуда не ехать в ливень или снегопад. Старайтесь, чтобы ваше мероприятие не пересекалось с другим конкурирующим. Чтобы люди не забыли о вашем ивенте, им нужно напомнить рассылкой или звонком.
Накануне ивента
Я не верю, что в ночь перед ивентом кто-то спит. Большинство площадок дают возможность подготовить локацию только накануне. Поэтому на последний день остается много работы: установить оборудование, решить все технические моменты, прогнать презентации спикеров, приготовить раздатку.
День X
Я видела мало масштабных мероприятий, на которых бы не творился хаос в разгар регистрации. Нужно оцифровать 500+ человек за 30–60 минут и учесть, что люди крайне непредсказуемые создания. Есть разные способы: подготовить бейджи заранее, печатать во время регистрации или дать человеку писать свое имя маркером. Главное – не стоит недооценивать важность первого впечатления и доверять его людям без опыта.
Обратная связь — как вишенка на торте
Масштабные мероприятия — это сложно и ресурсозатратно, особенно если ты хочешь наполнить их пользой и привлечь правильную аудиторию. Но та обратная связь, которую ты получаешь от участников, оправдывает все бессонные ночи и стресс от экстренных ситуаций, без которых не обходится ни одно крупное мероприятие. Так что работа над ивентом завершается не после его окончания, а после того, как вы собрали качественную обратную связь от участников и проработали ее с командой — тогда в следующем году вы станете еще лучше!
