Почему вы испытываете замешательство, когда ваши друзья, ваша мама или ваш любимый человек говорят вам, что нельзя так много работать? С одной стороны, вы понимаете, что в их словах есть здравый смысл. Нерационально изо дня в день работать по 12-14 часов: вы постоянно вымотаны и раздражительны. Но когда дело доходит до ограничений, вы впадаете в ступор и говорите себе и окружающим: «Сейчас просто такой момент, скоро будет легче...»
Но легче не будет. И вы загнаны между тем фактом, что вы не в состоянии успеть сделать все, и чувством, что, возможно, проблема не в ситуации, а в вас. Вы чувствуете вину за то, что другие люди как-то ухитряются заканчивать все начатое и только вам это не по силам. Вы боитесь, что если попросите помощи или скажете кому бы то ни было «нет», то все поймут, что вы самозванец, не приносящий организации достаточно пользы.
Хотя подобные страхи можно понять, они далеко не всегда обоснованы. Как коучер по менеджменту времени я поняла, что одно из ключевых условий, необходимых для достижения баланса, это начать объективно оценивать фактические аспекты вашего расписания, не позволяя смутным опасениям и страхам управлять вашими решениями. Независимо от того, насколько вы как работник ценны для вашей команды, никто не в силах вместить сто часов работы в сорокачасовую рабочую неделю, да даже и в шестидесятичасовую. Вы можете начать изменения, как только у вас появится уверенность в том, что оправдать все ожидания (и ваши собственные, и других людей) нереально и что вы способны установить границы в уважительной и конструктивной форме.
Вот пять шагов к обретению такой уверенности; вы можете применять их на индивидуальном уровне или на групповом, если на вас лежит ответственность за управление ожиданиями вашей команды.
Шаг №1: Разработайте бюджет времени
Люди, хорошо управляющие своими финансами, следуют нескольким твердым принципам. Во-первых, они тратят только то, что имеют, чтобы избежать лишних долгов и связанных с ними расходов и стрессов. Также они заботятся о том, чтобы распределять деньги разумно, чтобы у них хватало средств для покупки всего необходимого. Наконец, они сокращают расходы при любой возможности, без значимого негативного эффекта и сохраняют для себя возможность инвестировать деньги туда, где у них есть хорошие шансы на то, что инвестирования окупятся и принесут хорошую отдачу. Те же самые принципы применимы и к эффективному менеджменту времени. Чтобы иметь ясное представление о том, чем вы можете разумно управлять, вам следует начать с вычисления того, сколько часов в неделю у вас есть, чтобы их «потратить». Если у вас есть склонность уделять слишком много времени работе, вы можете сделать вычисления в обратном порядке. Например:
Часы работы в день = 24 — (часы сна) — (время на дорогу) — (личные обязательства) — (физическая нагрузка) — (забота о себе).
Под «личными обязательствами» я подразумеваю те пункты вашего расписания, которые необходимы вам для того, чтобы чувствовать себя реализованным. Это индивидуально для каждого человека и может включать в себя время, проводимое с семьей, волонтерскую деятельность, общение с друзьями и личные увлечения, как, например, игра на фортепиано. Такие пункты, как еда, личная гигиена, сборы на работу и другие мероприятия подобного характера, подпадают под категорию «забота о себе». Как только у вас сложится картина вашего бюджета времени на каждый день, вы сможете рассчитать бюджет на неделю, сложив суммы каждого дня. Для некоторых людей все дни будут выглядеть похоже. Для других — их личные обязательства могут обусловить значительные вариации в бюджете времени на разные дни.
Когда вы поймете размеры своего бюджета времени, вы сможете оценить и стоимость различных расходов в течение рабочего дня. Например, у вас есть такая графа, как «текущие проблемы» (вроде планирования или ведения электронной корреспонденции), графа «исполнительская деятельность» (участие в совещаниях и написание отчетов) и графа «развитие» (налаживание общественных и профессиональных связей или маркетинг). Я рекомендую вам составить список всех элементов рабочего дня, а затем написать рядом с каждым из них — сколько времени каждый из них должен занимать, либо в часах/минутах, либо в процентах от общего рабочего времени. К примеру, 20% моего рабочего дня составляет ведение электронной переписки, 50% — работа над проектами, а 30% — деятельность, посвященная развитию. Убедитесь, что вы учли не только затраты на каждую графу, но и связанные с ними временные расходы. Например, часовая встреча может сопровождаться 15 минутами на дорогу туда и обратно, 30 минутами подготовки и 15 минутами анализа результатов встречи. Это означает, что общие расходы на часовую встречу составили 2,25 часа. Так что, если у вас девятичасовой рабочий день и вы собираетесь тратить на встречи и совещания не более 50 процентов времени, вы должны ограничиться, в среднем, двумя встречами в день и, следовательно, десятью встречами в неделю.
Шаг №2: Сокращайте расходы там, где это возможно
Разработав бюджет времени, вы, вероятнее всего, обнаружите, что на самом деле вы ожидали от себя большего, чем возможно вместить в данное количество часов в день. Но это не значит, что пора бежать с этим печальным открытием к вашему менеджеру. Сперва обратите внимание на то, как вы тратите время, и там, где вы можете тратить меньше, тратьте меньше.
Одна читательница моей книги решила последовать этому совету, когда на работе наступил серьезный цейтнот. Вместо того, чтобы сопротивляться реальности своего временного бюджета, она предприняла следующие меры:
«Я (в очередной раз) оказалась в неравном бою с огромным количеством совпадающих по срокам проектов, требующих моего внимания, к тому же я еще пыталась жонглировать другими текущими и долгосрочными проектами, и все это создавало ужасный стресс! Тогда я стала думать о причине стресса и решила делать то, что было в моих силах, не прибегая к обычному выходу — работать вдвое и втрое дольше. В частности, я связалась с одним из менеджеров, отвечающим за долгосрочный проект, и поинтересовалась, могу ли я «нажать на паузу» и не заниматься этим проектом ближайшие две недели. После недолгих переговоров он согласился. Таким образом, я сэкономила 24 часа за две недели. Потом я обратилась к нескольким другим аспектам проблемы, подключив на часть рабочего дня сотрудников из соседнего отдела, сузила объем одного из проектов, добилась продления срока работы над другим и т.д. и т.п. Я больше не казалась самой себе жертвой обстоятельств, бессильно корчившейся под грузом невыполнимой работы. Наоборот, я чувствовала себя ТАКОЙ могущественной!»
В периоды временных кризисов вы можете прибегать к таким экстремальным мерам или же можете действовать мягче, например, отменить свое участие в наименее важных встречах, попросить своих коллег обсудить с вами некоторые вопросы один на один (вместо того, чтобы посылать вам 50 электронных писем в неделю), временно отстраниться от работы в каком-то комитете, заблокировать получение непрошеной корреспонденции и тратить меньше времени на те проблемы, что не обретут более ценного решения, если вы будете тратить на них больше. Пересмотрите свои привычные представления о том, что вам следует делать и сколько времени следует тратить на тот или иной вид деятельности. Если возможно, включайте в свой список дел на неделю только то, что вы сможете гарантированно интегрировать в свое расписание.
Шаг №3: Сравнивайте ожидаемое с реальным
Когда вы уже смиритесь с тем, что время ограничено и когда вы уже одержали несколько быстрых побед на поприще менеджмента времени, вам будет необходимо дальше совершенствовать свои расчеты, сравнивая ожидаемое время на выполнение задач с тем, сколько оно потребовало в реальности. Например, вы полагаете, что электронная переписка должна занимать у вас один час в день. Но когда вы начинаете засекать время, то всегда оказывается, что прошло почти два часа. (Любой способ слежения за временем подойдет, но если вам хочется точности, такие приложения, как RescueTime, помогут вам с точностью до секунды узнать, на что конкретно вы тратите время, сидя за компьютером.) Когда вы сталкиваетесь с реальной ситуацией, вам нужно научиться видеть, есть ли возможность снизить временные расходы, например, написав более сжатые ответы на письма, используя программы, подобные TypeIt4Me, или попросив своих коллег по работе использовать альтернативные стратегии электронной корреспонденции. Если ни одна из этих мер не сможет снизить ваши временные затраты, вместо того чтобы бороться с непреложной реальностью, вам придется увеличить свой бюджет на эту область деятельности.
Помните о правиле 80/20, согласно которому вы получаете 80% результатов от 20 % усилий: это поможет вам уместить все, что нужно, в ваш временной бюджет. Но для этого вы должны полностью принять тот факт, что вы не можете сделать всего и угодить каждому. Например, когда вы начнете сравнивать ценность разных видов деятельности, вы, возможно, придете к выводу, что отказаться от участия во встрече, где люди хотели бы вас видеть, но которая отвлечет вас от работы над приоритетными задачами, — это правильный выбор. Или вы можете обнаружить, что для того, чтобы оказывать столько влияния, сколько нужно, необходимо гораздо меньше времени, чем вы думали. Например, присутствие на вечеринке вашей компании в течение тридцати-сорока минут может иметь практически такое же влияние, как если бы вы находились там все два часа. Уйдя с вечеринки немного раньше, вы сможете инвестировать час времени в занятия спортом или написание заявки на проект, так что ваши временные инвестиции неплохо окупятся. Хотя некоторые из подобных решений заставят людей чувствовать себя неуютно (особенно вас самих), кратковременный дискомфорт, обусловленный уходом от привычной и «естественной» реакции на события, стоит тех дивидендов, которые вы получите в долгосрочной перспективе.
Шаг №4. Просите совета и помощи
Если вы уже последовали первым трем советам, но вам по-прежнему не удается успевать делать все, что вы должны делать, пришло время набраться смелости и попросить помощи. Есть простой и ясный способ, как это сделать. Но прежде, чем вы решитесь на этот шаг, вам необходимо укрепить уверенность в себе: еще раз просмотрите свой бюджет времени и напомните себе о том, что у вас нет причин чувствовать себя виноватым или неудачником. Никто не в силах сделать невозможное, а значит, то, что вы не умещаетесь в рамках бюджета, никак вас не компрометирует, — это всего лишь знак, намек на то, что пора что-то менять в своей среде существования.
Вот как следует подходить к переговорам о бюджете времени с вашим менеджером и/или с людьми, которые пытаются еще больше загрузить ваше расписание:
• Соберите факты: составьте краткий список ваших проектов и приблизительное количество времени, которое вам потребуется на выполнение каждой задачи. (Если вы выполнили первые три рекомендации, у вас такой список уже есть под рукой.)
• Подготовьте визуальные свидетельства: это может быть что-то настолько же простое, как ваш еженедельный календарь, после того как вы заполнили графу «встречи» и графу «задачи», или настолько же сложное, как презентация полномасштабного плана проекта. Форма имеет меньше значения, чем цель — показать несоответствие между имеющимся временем и требуемой деятельностью.
• Представьте свою информацию: вместо того чтобы смотреть на происходящее как на битву, которую вы ведете с людьми, стремящимися заставить вас работать, подходите к таким переговорам, как к стратегическим сессиям, где вы работаете с людьми, чтобы вместе максимизировать ценность. Возможно, вам удастся снизить приоритет одной из задач, делегировать выполнение другой и упростить третью, что в сумме даст вам больше времени на то, чтобы сконцентрироваться на задачах высшего приоритета. Когда вы используете такой подход, просьба о помощи в определении приоритетов выглядит не как проявление неуважения или нарушение субординации, а как попытка сотрудничества в рамках реальности ваших временных ограничений.
Шаг №5: Продолжайте корректировать баланс
Поскольку и жизнь, и работа имеют динамическую природу, вы не сможете просто сформировать свое расписание и оставить его неизменным на следующие десять лет. Скорее всего, раз в день или раз в неделю (или хотя бы раз в месяц) вам придется проверять баланс вашего расписания и вносить в него необходимые коррективы. Это означает, что, если на этой неделе в вашем расписании было выделено недостаточно времени на тот или иной вид деятельности — например, ведение электронной переписки, — на следующей неделе вы должны выделить на него больше времени. Или, возможно, в течение одной недели вы должны целиком сосредоточиться на подготовке презентации, тогда на следующей неделе вам придется наверстывать пропущенные встречи. Реалистичная цель — добиться того, чтобы в среднем выделять правильное количество времени на различные элементы вашей рабочей недели, а также сохранять правильное соотношение между рабочим и личным временем.
И в заключение хочу вас ободрить и одновременно предупредить: если вы начнете практиковать то, что я изложила выше, вы станете не только здоровее и счастливее, но еще и более смиренны и скромны. Когда вы начнете смиряться с тем фактом, что и у вас есть ограничения, вам придется признать, что вы несовершенны и не можете сделать все, особенно все сразу. Если вы всегда были главным перфекционистом в команде, такая трансформация в поведении может заставить вас почувствовать себя неуютно, как будто вы потеряли часть своей личностной идентичности. Вам придется заново определять, кто вы: например, теперь вы уже не «член команды, находящийся в состоянии крайнего стресса, но тем не менее выполняющий все необходимые задачи в неправдоподобно короткие сроки и никогда не говорящий «нет»». Теперь вы — «человек, который сохраняет спокойствие и выполняет свою работу качественно и вовремя». Для такого перевоплощения потребуется время, но в итоге оно позволит вам больше наслаждаться путешествием и сделать жизнь тех, кто вас окружает, легче и приятнее.
Источник: Harward Business Review Россия, информационный партнер Forbes.kz
